Jenis-Jenis Surat Sebagai Alat Komunikasi Tertulis

Pengertian Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang hendak disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, laporan, peringatan, dan sebagainya. Kerap kali suatu surat menghendaki tanggapan atau balasan, dan dengan demikian terjadilah hubungan surat-menyurat atau korespondensi.

Selain sebagai alat komunikasi tertulis, surat juga dapat berfungsi sebagai: alat bukti tertulis, alat pengingat, dokumentasi historis, pedoman tindakan, jaminan keamanan, duta atau wakil organisasi. Oleh karena itu, perlu sekali surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan kesan yang baik dan berwibawa.

 Jenis-Jenis Surat

Ada bermacam jenis surat yang dapat dibedakan berdasarkan wujudnya, tujuannya, isinya, kepentingannya, dan sebagainya.

1. Jenis Surat berdasarkan Wujudnya

Berdasarkan wujud fisiknya, surat dapat berupa:

1. surat bersampul, yakni lembaran surat yang dimasukkan ke dalam amplop,
2. kartu pos, yakni surat berbentuk sehelai kartu berukuran 15 cm x 10 cm, sifatnya terbuka dan tidak formal, kadang-kadang dihiasi gambar atau potret;
3. warkat pos, yakni lembaran surat yang dapat dilipat sekaligus berfungsi sebagai amplop, biasanya dipergunakan untuk korespondensi antarnegeri karena ringan dan menghemat biaya pos;
4. memorandum (dari bahasa Latin, berarti ‘untuk diingat’) atau biasa disingkat memo, yakni surat pendek berisi petunjuk, perintah, laporan, atau pertanyaan, umumnya digunakan untuk keperluan intern suatu organisasi.
5. telegram, yakni surat yang pengirimannya disalurkan melalui mesin telegraf

2. Jenis Surat berdasarkan Cara Pengirimannya

Berdasarkan cara pengirimannya lewat jasa kantor pos, surat dapat berupa:

1. surat kilat,
2. surat tercatat,
3. surat elektronik.

3. Jenis Surat berdasarkan Tujuan Penulisan

Berdasarkan tujuan penulisannya, surat dapat berupa surat pemberitahuan, surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, dan sebagainya.

4. Jenis Surat berdasarkan Sifat Isi Surat

Menurut sifat isi surat, surat dapat diklasifikasikan sebagai

1. surat dinas, yaitu surat yang berisi persoalan dinas dan dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta;
2. surat pribadi, yakni surat yang berisi masalah perorangan atau pribadi, baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi dengan dinas;
3. surat niaga, yakni surat yang berisi persoalan niaga dan dibuat oleh perusahaan.

5. Jenis Surat berdasarkan Jumlah Penerima Surat

Ditinjau dari segi jumlah penerima surat, surat dapat diklasifikasikan menjadi:

1. surat perorangan, yaitu surat yang dikirim kepada seseorang atau satu organisasi tertentu;
2. surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada beberapa pejabat atau beberapa orang tertentu;
3. surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat sekaligus.

6. Jenis Surat berdasarkan Segi Keamanannya

Ditinjau dari segi keamanan isinya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. surat rahasia/konfidensial (biasa diberi kode “RHS” atau “R”), yakni surat atau dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang jelas dituju oleh surat itu. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan dua buah amplop. Adapun surat konfidensial ialah surat yang isinya cukup diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi bukan rahasia.
2. surat sangat rahasia (biasa diberi kode “SRHS atau ‘SR’), yakni surat yang tingkat kerahasiannya sangat tinggi, biasanya yang berhubungan erat dengan keamanan negara. Pengiriman surat sangat rahasia dilakukan dengan menggunakan tiga buah amplop. Amplop pertama diberitanda ‘sangat rahasia” dan kemudian dilem. Kemudian amplop ini dimasukkan dalam amplop kedua yang diberi tanda ‘sangat rahasia” dan dilem. Selanjutnya, kedua amplop ini dimasukkan pada amplop ketiga, yang merupakan amplop biasa (tidak diberitanda).
3. surat biasa, yakni surat rutin yang kalau isinya terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan sesuatu yang berakibat buruk bagi pihak-pihak yang terkait.

7. Berdasarkan kemendesakan atau urgensinya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. surat sangat segera, yakni surat yang perlu secepatnya ditanggapi atau diselesaikan atau diketahui oleh penerima. Oleh karena itu, pengirimannya pun harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya;
2. surat segera, yakni surat yang isinya harus segera ditanggapi atau diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya, tetapi tidak perlu dalam waktu sesingkat-singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat segera”:
3. surat biasa, yakni surat yang isinya tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaiannya secara cepat. Pengurusannya dilakukan menurut urutan datangnya surat.

Jenis-Jenis Surat Sebagai Alat Komunikasi Tertulis – Padamu Negeri